普及：OA系統常見的認知誤區

　　OA系統，經過30年的發展，早以得到眾企業的認可，成為了企業信息化建設的首要選擇。不過值得注意的是，企業在上線OA系統的過程，還需要清楚這些選認知誤區：

　　1、貴的OA系統就比較好？

　　俗話說一分錢一分貨，在絕大部份的情況下都是成立的，一套數百萬的OA系統當然是比幾十萬的OA系統具有更強大的功能，比起幾萬元的系統更是相去甚遠。但是在大型企業的信息化都己經建制完成之后，大型企業的OA就把客層向下延伸到中型企業而采取降價策略，而有些中型企業看到大型OA大降價之后就心動了，加上業務員的如簧之舌說要為以后預作準備之類的話，就可能沒有先以公司現況作完整的評估就引進超過企業能負荷的大型系統，等到發現大系統需要的導入成本和日常作業的重重關卡所需增加的人力負擔實難負擔時，就容易處于進退維谷的窘境了。

　　就好像很多男人都愛汽車，但是不是人人都適合買跑車或高級車，即使有機會便宜買到高級的車子，各項后續產生的費用卻不一定是人人可以負擔的，因此選擇一套適合目前到未來二年內發展的OA系統，會比選擇一套名牌或高價的OA更為恰當。

　　2、量身訂作的OA比套裝產品好？

　　如果今天是個大型企業或不是一般貿易或制造業的特殊產業，的確大部份會采取量身訂作的信息系統，因為很少OA廠商會為小眾的客戶設計套裝產品。但是大部份會使用OA系統的還是集中在中小型的企業，而且相當比例的企業都有ISO認證，較具規模的則可能會有上市的計劃，而ISO和上市和OA的共通性就是都會影響到一些現行的工作流程甚或要增加新的工作流程，如果導OA時沒考慮ISO和上市的話，等到要上市時才發現要更動流程，到時又要改OA流程又要改ISO流程才能符合九大循環的話，就好像作了二次OA導入或企業改造。

　　而一般熟OA的人可能對ISO不熟，懂ISO的人對上市可能沒有經驗，會上市的可能不了解OA的功能，而要找同時熟這些工作的人的難度通常比找一套符合ISO和上市的OA系統來得高出許多。所以量身訂作不一定比套裝差，大型企業有自己的管理模式，特殊行業有太多特殊的需求要滿足;軟件包也不一定比不過訂作的軟件，訂作要花時間討論規格和撰寫程序還要DEBUG，常會緩不濟急，套裝系統隨時可用，而且常是匯集許多家企業的經驗，在導入OA時還可以學到一些他人管理的經驗，所以那一種好還是看產業型態而定，沒有所謂標準答案。

　　3、免費的OA最節省成本？

　　網絡上早就出現有免費下載的OA軟件，表面上似乎十分節省成本，但是在整個OA的導入上，軟件只是一個平臺來處理資料，但是Garbage In Garbage Out，如果沒有完整的規劃和教育培訓，綜使空有一套OA軟件也可能只是個快速垃圾數據制造器而己。

　　而且天下那里有白吃的午餐？天下沒有什么善心人士會閑到去寫OA程序送大家用吧，程序可以免費下載使用，但是碰到問題時就會發現“知識有價”了。所以雖然網絡上會有很多免費資源可以享用，但那通常僅限于一些小品程序。

　　4、OA不用顧問也可以上線？

　　有些公司在采用OA時，為了節省一些成本而把顧問的費用完全省下來，可能只憑著公司里一二位曾經使用過OA而非OA顧問經驗的人員就想把OA導上線，或是找一些在學校學過OA的同學來幫忙，但通常在二三個月后才發現問題遠遠超過想象。

　　當然，如果是很小的公司用很簡易的系統當然是不用顧問的，而大型的公司人才濟濟加上通常也不會計較這些顧問的費用，因此這樣的情形較有可能發生在注重成本的小型企業，但還是要提醒一下就是除非今天的OA只是用來記流水帳，如果要有物控和成本結算的效益，還是要有顧問經驗的人來輔導上線會比較妥當。

　　5、管理OA人員需要是資管背景？

　　這可以說是最多人的迷思吧，總以為OA是個計算機系統，所以就要很懂計算機的人才能管理OA，但實際上卻恰恰相反，因為現在的OA己經設計成十分容易操作且相當穩定，只要服務器不當機網絡穩定，定期作備份，其實沒有太多IT的成本在其中。

　　而管理OA最基本就是要把整個公司組織架構和工作職掌都放在腦中，然后把系統的功能了然于胸，再配合上SOP的規劃，才能算真正的能掌握和管理OA。而這些東西大部份在企管系的課程中都有提到，但卻較少在資管系的課程中提及，因此如果僅有資管背景的話要管理OA的話，最好要有三五年以上的實務經驗才比較適合擔任主導OA的工作。

　　6、用其它家成功上線模式套用就能成功？

　　這也是要導入OA的公司在征人時要注意的一個點，如果只有一或二次輔導OA上線的經驗的話，并不能保證在新的公司就能成功，特別是不同產業型態時更為明顯。因為即使是相同型態的產業也會有企業文化的不同還有人員特質和組織架構的不同，還是會造成OA上線時產生不同的問題需要解決，如果硬是要把之前的成功經驗套用在新的公司而沒有納入新的公司的特性的話，很容易處處碰到一些積極或消極的抵抗，如果堅持原則下去的話，除非老板十分的支持，不然很可能就要知難而退了。

　　因此如果要順利導入OA的話，除了要借用過去的成功經驗作為主軸，更不能忘掉的就是要先深入了解公司的各項細節，進而把各項變量納入考慮再來作整體的規劃，而不是一開始就拿過去的經驗就興沖沖的強力推行下去，等到真的落實到各部門之后才發現不可行時，還是要從頭來過才能真正的解決問題。

　　小公司用的OA功能簡單可以像是清粥小菜一般平價且無負擔，但如果公司規模或特性不同的話，OA也可能變成如滿漢全席一般華麗且費用驚人，如何選擇一套適用的OA才是所有想導入OA的公司第一個要完成的課題。

　　俗話說“知識就是力量”，如果在認知OA系統的過程中就有了誤區，又如何期待后面的實施不會出現問題呢？所謂“磨刀不誤砍柴工”，先掌握好的OA知識，那么無論是選型還是實施都將事半功倍。

         免費OA下載：http://bbs.erds.com.cn/dl/oa.html